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iso9000認(rèn)證-記錄控制程序

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增大字體作者：佚名來源：本站整理發(fā)布時(shí)間：2017-05-16 13:27:34

1目的

為證明產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量滿足規(guī)定要求和整合體系的有效運(yùn)行，為產(chǎn)品可追溯性管理及改進(jìn)策劃提供數(shù)據(jù)。

2范圍

適用于本公司產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量和整合體系運(yùn)行相關(guān)的記錄。具體如下：

2.1 體系運(yùn)行記錄

2.2 資源管理記錄

2.3產(chǎn)品銷售與服務(wù)記錄
3職責(zé)

3.1 記錄表格、模板的編寫由各部門負(fù)責(zé)；審核由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行；批準(zhǔn)由管理者代表負(fù)責(zé)；

3.2各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的填寫，及部門檔案管理員負(fù)責(zé)歸檔前的收集和保存；

3.3辦公室負(fù)責(zé)記錄的收集、編目，管理、控制和歸檔。

4工作程序

4.1 記錄表格和模板的編制、評審、審批和發(fā)布

按《文件控制程序》4.1的要求執(zhí)行，具體如下：

4.1.1各部門根據(jù)工作需要，自行編制記錄表格和模板。

為保證記錄表格和模板具有唯一的標(biāo)識，辦公室按《文件編號規(guī)則》為每個(gè)記錄表格和模板分配唯一編號。

4.1.2本部門負(fù)責(zé)人與管理者代表審批，并按本程序4.4.6的原則決定其保存期限。必要時(shí)，審批前按《文件控制程序》4.1.3的要求進(jìn)行評審。

4.1.3辦公室發(fā)布記錄表格和模板，并登記在《記錄清單》。該登記應(yīng)通過系統(tǒng)進(jìn)行。

4.2 記錄的填寫、收集

4.2.1記錄的填寫

a)記錄應(yīng)用鋼筆或簽字筆填寫，字跡清晰、正確；

b)盡量不涂改,但若出現(xiàn)筆誤需更改時(shí)，劃紅線或用涂改液覆蓋，并寫出正確內(nèi)容，更改人簽字或蓋章。

c)電子記錄應(yīng)填寫清楚并及時(shí)備份。電子記錄的填寫、打印方面的規(guī)定見本程序4.5。

4.2.2定期收集、檢查、編目

a)各部門檔案管理員應(yīng)每周一次收集記錄。

b)辦公室每月末對各部門記錄收集情況進(jìn)行檢查，并集中按《文件編號規(guī)則》的方法和以往歷史記錄進(jìn)行編目。

c) 辦公室6月底、12月底對記錄進(jìn)行收集。該歸檔的按本程序4.4的要求歸檔。

4.3 外部記錄控制

4.3.1顧客和供方等相關(guān)方提供的記錄，分別由直接與之發(fā)生關(guān)系的部門收集、保存、歸檔。

4.4 記錄的歸檔管理與處置

《文件借閱登記表》表》

保存

收集分類

各部門

/辦公室

歸檔

辦公室

銷毀

辦公室

文件銷毀清單

《文件歸檔表》

記錄歸檔管理按《文件控制程序》4.6的要求歸檔，具體如下：

4.4.1各部門配合辦公室對記錄進(jìn)行收集和分類。

4.4.2 需要?dú)w檔時(shí)，各部門配合辦公室檔案管理員歸檔。歸檔時(shí)填寫《文件歸檔表》。辦公室檔案管理員應(yīng)按《文件歸檔制度》的要求建立檔案卷宗。

4.4.3 歸檔后的記錄，一律不外借。

政府部門或顧客需查閱記錄時(shí)，經(jīng)辦公室主任和管理者代表同意，可在保管部門查閱。若需短期借閱時(shí)，辦公室檔案管理員可提供紙質(zhì)復(fù)印件，并填寫《文件借閱登記表》，辦理有關(guān)借閱手續(xù)。

4.4.4 對于歸檔后記錄，達(dá)到保存年限后，經(jīng)辦公室主任審核、管理者代表審批，可以進(jìn)行銷毀，并記錄在《文件銷毀清單》中。

4.4.5不管是歸檔前，還是歸檔后，記錄的貯存應(yīng)采取如下防護(hù)措施：

a)貯存環(huán)境整潔，無腐蝕性氣體，通風(fēng)良好。做好防火、防盜、防水、防蟲鼠、防霉變；

b)專人負(fù)責(zé)，專柜保存，便于檢索、查詢和存�。�

c)電子記錄，應(yīng)有必要的防護(hù)措施：

除非必須，不使用軟盤。如使用，應(yīng)注意防潮、防壓、防光、防磁、防火，并每兩年復(fù)制一次，防止磁粉老化失效；

光盤介質(zhì)則應(yīng)防壓、防磨損，防火，并每五年復(fù)制一次，防止光盤的塑料和金屬箔失效；

服務(wù)器上的數(shù)據(jù)則應(yīng)該及時(shí)備份，歸檔時(shí)以光盤形式保存。

4.4.6記錄的保存期應(yīng)與其提供證據(jù)和數(shù)據(jù)分析的需求相適應(yīng)：

a)短期保存：質(zhì)量體系運(yùn)行記錄、資源管理記錄等保存3年以上；員工招聘考核檔案保存期限至少與其在公司的時(shí)間持平，必要時(shí)參考國家人事檔案管理制度方面的規(guī)定；設(shè)備檔案的保存期限應(yīng)與設(shè)備在公司使用的周期持平，必要時(shí)參考國家固定資產(chǎn)管理方面的規(guī)定。

b)長期保存：項(xiàng)目施工記錄（特別是合同、技術(shù)文件、產(chǎn)品鑒定與項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等）保存十五年以上；合同要求時(shí)，產(chǎn)品技術(shù)文檔的保存期應(yīng)征得顧客同意或由顧客確定；技術(shù)文件的保存期限至少應(yīng)和產(chǎn)品市場生命周期持平。

4.5 電子記錄

本體系在策劃時(shí)的一個(gè)原則就是：任何文件資料必須留下電子形式記錄：

a) 在評審之前，可以采用Word表格等形式進(jìn)行記錄；

c) 必要時(shí)（如接收認(rèn)證審核時(shí)、顧客要求時(shí)、評審后及需要立即打印時(shí)），由辦公室和相關(guān)部門檔案管理員根據(jù)授權(quán)打印紙質(zhì)報(bào)表，形成紙質(zhì)記錄；

d) 打印的紙質(zhì)記錄，相應(yīng)人員必須以手寫方式簽字確認(rèn)。